Pour exécuter la stratégie et atteindre l’HYPERCROISSANCE, les rencontres rythmées ont fait leurs preuves. Allant des rencontres quotidiennes aux retraites annuelles, toutes ont un ordre du jour bien défini pour accélérer le rythme d’exécution, favoriser le travail d’équipe et souder les relations.
La rencontre hebdomadaire
La majorité des entreprises effectue déjà des rencontres hebdomadaires. Comment les rendre plus efficaces? Il faut tout d’abord cesser de voir ces rencontres comme un moment de planification ou une récapitulation de la semaine uniquement. Les priorités du trimestre doivent rester au cœur de la discussion.
Quelques trucs :
- Concentrer les rencontres hebdomadaires des différents départements en une demi-journée.
- Commencer par la rencontre de l’équipe de direction.
- Augmenter le nombre de décisions prises en laissant les personnes clés de l’équipe de direction assister aux rencontres hebdomadaires des autres départements.
- Déterminer les priorités pour la semaine, ce qui permettra à chacun de travailler librement et d’organiser son agenda jusqu’à la prochaine rencontre hebdomadaire.
La rencontre hebdomadaire est d’une durée de 60 à 90 minutes. Les 30 premières minutes servent à ce que chaque membre fasse le bilan de la dernière semaine en plus d’identifier des éléments qui seront mis dans le « Parking lot ». Les 30 à 60 minutes qui suivent sont dédiées à résoudre un ou deux points importants identifiés plus tôt en maximisant l’intelligence collective. Les points récurrents sont reportés à la rencontre mensuelle.
La rencontre quotidienne
À la même heure, au même endroit tous les jours et d’une durée maximale de 10 minutes, les rencontres quotidiennes sont essentielles pour synchroniser les priorités de chaque membre de l’équipe de direction et permettre un alignement clair.
Le rôle de facilitateur doit s’effectuer par rotation entre les membres de l’équipe. Les membres sont debout et se placent en cercle. Ces instructions peuvent sembler un peu contraignantes mais leur efficacité a été prouvée!
Les quotidiennes permettent d’accélérer le rythme d’exécution et de créer une solide dynamique au sein de l’équipe de direction, en plus de réduire le nombre de courriels ou d’appels demandant où l’équipe est rendue à propos de tel projet.
3 éléments clés à discuter lors de ces rencontres (à tour de rôle) :
- Quelle est votre bonne nouvelle des dernières 24h?
- Quelle est votre TOP priorité pour les prochaines 24h?
- Qu’est-ce qui vous empêche d’avancer (« Road Block »)?
Les priorités de chacun sont synchronisées, sans discuter des solutions. Les interventions doivent être courtes et précises.
Des dizaines de milliers d’entreprises à travers le monde ont découvert la liberté et la puissance qui découlent de l’implantation des rencontres rythmées. Pour ceux qui voient la mise en place de ces rencontres comme un défi, tout est possible… Vous n’avez qu’à vous inspirer du Ritz-Carlton qui regroupe environ 80 personnes dans ses sièges sociaux de Boston à Bali, pour une quotidienne d’environ 10 minutes. Pendant ce temps, les 35 000 autres employés de l’entreprise participent également à des quotidiennes dans leurs lieux de travail respectifs.
Serez-vous la prochaine entreprise à hypercroître grâce aux rencontres rythmées?