Pour exécuter la stratégie et atteindre l’HYPERCROISSANCE, les rencontres rythmées ont fait leurs preuves. Allant des rencontres quotidiennes aux retraites annuelles, toutes ont un ordre du jour bien défini pour accélérer le rythme d’exécution, favoriser le travail d’équipe et souder les relations.

La retraite annuelle

Habituellement d’une durée de deux jours, la retraite annuelle établit les grandes orientations stratégiques ainsi que les priorités pour y parvenir.

Aussi appelées lac-à-l’épaule, ces rencontres s’effectuent dans un lieu autre que le lieu de travail. Voici les étapes pour optimiser ce moment de réflexion :

1. La préparation. Quelques semaines avant la retraite, se questionner à propos des forces, faiblesses, opportunités et menaces (FFOM) et collecter des données sur l’impact des tendances dans votre industries représentent une bonne préparation. L’exercice peut également se faire en collaboration avec l’ensemble des employés. Cette approche se combine habituellement à un test en ligne des 4 Décisions, offert gratuitement sur mon site web. Cette étape permet à l’équipe de direction de réfléchir aux grandes orientations de l’entreprise selon les quatre volets de la méthode vers l’HYPERCROISSANCE : individus, stratégie, exécution et liquidités.
2. La retraite. Elle peut être modulée en fonction des résultats obtenus au cours de la dernière année, des tendances et du test des 4 Décisions, afin de mettre l’emphase sur les éléments critiques à travailler pour développer les capacités organiques afin de supporter la complexité sous-jacente à l’HYPERCROISSANCE.
3. Le plan d’action. Une fois la réflexion terminée, il faut mettre en place le Plan stratégique en une page qui inclut les actions trimestrielles pour exécuter les décisions prises. Ce plan débutera par le BHAG, pour définir ensuite les priorités des trois prochaines années, de la prochaine année ainsi que les priorités trimestrielles. Facilitée par la rédaction du Plan stratégique en une page, cette étape peut être administrée via une plateforme en ligne comme Align ou Metronome.

La rencontre trimestrielle

Suivant principalement le même agenda que la retraite annuelle mais en version raccourcie, la rencontre trimestrielle, normalement d’une durée d’une journée, se décompose en trois parties :

1. Révision des FFOM ainsi que des trois premières colonnes du Plan stratégique en une page, soient les valeurs fondamentales, la raison d’être et les objectifs 3 à 5 ans. Mise à jour du tableau des responsabilités liées aux fonctions afin de garder le focus sur « les bonnes personnes aux bons postes ». (Environ 2 heures)
2. Révision de la colonne Objectifs 1 an du Plan stratégique en une page, incluant les données financières de la compagnie. Les outils Stratégie d’accélération des liquidités et Puissance du 1 peuvent s’avérer très utiles pour cette analyse. (Environ 4 heures)
3. Rédaction de la page droite du Plan stratégique en une page, soit les actions pour le prochain trimestre, le thème du trimestre et les responsabilités propres à chaque membre de l’équipe. Révision du tableau des responsabilités liées aux processus et choix d’un processus pour atteindre le chiffre critique. Ce sera la priorité #1. Révision des Habitudes de Rockefeller en choisissant une ou deux habitudes à exécuter ou améliorer pendant le prochain trimestre. (Environ 2 heures)

La rencontre mensuelle

Cette rencontre permet de faire le pont entre la stratégie et l’exécution. La révision du tableau de bord reflète l’exécution du dernier mois, incluant des décisions bien précises à prendre selon des résultats rouges (action immédiate), jaunes (à surveiller) et verts (en contrôle). Par la suite, les priorités trimestrielles seront ajustées en fonction des résultats et des opportunités en cours afin d’atteindre les objectifs annuels. Cette demi-journée permet l’échange et la résolution de problèmes pour ainsi accélérer le rythme.

Il est également possible de rassembler tous les gestionnaires une fois par mois pour transmettre l’ADN en plus d’examiner et solutionner une ou deux grandes questions exigeant plus de réflexion que lors d’une rencontre hebdomadaire.

*But hautement audacieux et grandiose

Consultez l'outil sur les rencontres rythmées pour connaître l'ordre du jour de chaque type de rencontre en un coup d'oeil.