Selon un sondage effectué par Office Depot auprès de 1 290 propriétaires de petites entreprise, 83 % d’entre eux estiment essentiel d’avoir un bureau organisé et 63 % croient que l’organisation du bureau est directement relié à la rentabilité de l’entreprise.

Voici 9 étapes efficaces pour organiser votre entreprise et augmenter la productivité.

1. Organisez votre espace de travail

Des chercheurs de l’Institut de neuroscience de l’Université de Princeton ont constaté que la désorganisation de l’espace de travail (certains peuvent même aller jusqu’à dire « le chaos »!) peut diminuer la capacité de se concentrer sur le travail à accomplir. Prendre en charge et organiser l’espace de travail est donc un incontournable pour augmenter la productivité. Un truc facile : réservez 10 minutes par semaine, en fin de journée vendredi par exemple, pour ranger votre bureau.

2. Écrivez votre liste de tâche pour le lendemain

Et utilisez-la réellement! Oui, la fameuse « to-do list » aide à la productivité, à condition de s’en servir intelligemment. Notez tout ce qui doit être effectué le lendemain, de façon réaliste, et numérotez l’ordre de priorité. Par exemple, si je complète la tâche X, je pourrai accomplir les tâches Y et F en moins de temps et d’effort donc la tâche X est la première à être effectuée, puis viennent Y et F en deuxième et troisième priorités. Ne sous-estimez pas le pouvoir de rayer une tâche terminée, même si votre liste est virtuelle! De nombreuses applications sont disponibles en ligne et vous permettent d’avoir toujours avec vous votre précieuse liste.

3. Répondez à vos courriels dès que vous l’avez lu

La gestion de la boîte de courriels est de loin la tâche qui consomme le plus de temps dans une journée. Au lieu de lire les courriels au fur et à mesure que vous les recevez, ce qui interrompt à maintes reprises ce que vous êtes en train de faire dans votre journée et vous distrait, désignez un ou deux blocs de temps chaque jour (à 9h et à 13h par exemple) pour répondre aux courriels. Répondez le plus efficacement possible à vos courriels pendant cette période afin de ne conserver que ceux qui demandent plus de réflexion ou de travail.

4. Embauchez un assistant virtuel

Les tâches banales et répétitives sont coûteuses en temps, même si elles doivent être accomplies. Déléguez! Si vous avez déjà souhaité avoir un assistant mais que vous n’êtes pas encore en mesure d’en embaucher un, tournez-vous vers un assistant virtuel qui est un travailleur autonome offrant des services administratifs à distance et sur demande.

5. Virtualisez votre service client

Qui n’a pas déjà vu cette boîte de dialogue apparaître lorsque vous visitiez un site web? Installez un agent conversationnel (ou « chatbot ») pour vous aider à éliminer certaines interactions de base. Des robots de clavardage peuvent répondre aux questions les plus fréquentes, accepter des paiements en plus d’offrir aux clients, à toute heure du jour et de la nuit, un endroit neutre pour donner leur avis.

6. Sécurisez vos documents dans un nuage

Pour s’assurer de ne perdre aucun fichier en cas de mort de disque de dur, pour que vos documents soient parfaitement synchronisés sur tous vos appareils ou qu’ils soient accessibles peu importe où vous vous trouvez, l’entreposage infonuagique (ou « cloud ») est un essentiel. 82 % des entreprises ont une stratégie infonuagique. Dropbox et Google Drive offrent même des versions gratuites.

7. Transférez votre comptabilité en ligne

Pour une organisation efficace de la tenue de livre et de la facturation de votre compagnie, la comptabilité en ligne est un incontournable. Ces outils font des merveilles pour une tenue de livre claire et efficace. Certains offrent même la conciliation bancaire intégrée, effectuent les transactions et les associent à vos entrées. L’aspect infonuagique permet aussi un accès n’importe où et en tout temps.

8. Appropriez-vous votre temps

La maîtrise de la gestion de votre temps vous permettra d’avoir plus de temps et, surtout, de le contrôler. Quelques trucs pour devenir un ninja de l’efficacité :

• Effectuez certaines tâches pendant votre trajet du matin, surtout si vous utilisez le transport en commun. Retournez vos appels pendant que vous êtes pris dans le trafic par exemple.
• Prenez des pauses de productivités toutes les deux ou trois heures, que ce soit une promenade rapide, une collation ou même un jeu en ligne. Des dizaines d’études montrent que ces « powerbreaks », entre 5 et 15 minutes, améliorent l’acuité mentale et la capacité de concentration tout au long de la journée.
• Automatisez les tâches administratives grâce à des applications comme Calendly, Buffer ou HootSuite. Certaines réponses à des courriels peuvent également être automatisées.

9. Améliorez votre gestion des contacts

La gestion des clients, des prospects, des paiements et autres informations critiques constitue un défi permanent. L’utilisation d’un système de gestion de la relation client (CRM) permet d’organiser les contacts en un seul endroit accessible par les membres de votre équipe également, de documenter les interactions effectuées, de conserver les courriels envoyés, de catégoriser les contacts et même d’effectuer soumission et facturation en un seul endroit.

Sans compter la révolution du travail avec l’arrivée de l’intelligence artificielle qui est à nos portes!